Vereisten
- Beschikking over een Lightspeed eCom-abonnement & kennis van backend.
- Beschikking over een Exact Online abonnement & boekhoudkennis.
Relaties
Voordat een factuur uit Lightspeed kan worden geïmporteerd in Exact Online, wordt eerst de klant als relatie in Exact Online aangemaakt. De gegevens die hierbij worden overgenomen zijn de factuurgegevens van de klant, dit volgens het onderstaande overzicht:
| Lightspeed: klant | Exact Online: Relatie |
| Bedrijfsnaam | Naam |
| Voornaam - Achternaam | Naam (Indien bedrijfsnaam niet is ingevuld) |
| Straatnaam - Huisnummer - Extensie | Adresregel 1 |
| Straatnaam 2 | Adresregel 2 |
| Postcode | Postcode |
| Stad | Plaats |
| Land | Land |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer |
| BTW-nummer | Btw-nummer (Indien geldig BTW-nummer)* |
| KVK-nummer | Kamer van Koophandel |
| Lightspeed: klant | Exact Online: Contact-informatie |
| Voornaam | Voornaam |
| Tussenvoegsel | Tussenvoegsel |
| Achternaam | Achternaam |
| Telefoonnummer | Telefoon |
* Alle BTW-nummers worden gevalideerd bij de EU-VIES service, indien het BTW-nummer ongeldig is wordt deze niet geïmporteerd.
Verkoopboeking
Wanneer in Lightspeed een factuur wordt aangemaakt, wordt de inhoud van deze factuur als verkoopboeking doorgestuurd naar Exact Online volgens het onderstaande overzicht:
| Lightspeed - Factuur | Exact Online - Verkoopboeking |
| Besteld door / Leveren aan - klant | Relatie uit hoofdstuk 'Relaties' |
| Dagboek* | |
| Factuurdatum | Factuurdatum |
| Betalingsconditie** | |
| Factuur- / Ordernummer | Omschrijving |
| Ordernummer | Uw referentie / Betalingsreferentie |
* Dagboekcode wordt bepaald door de configuratie tijdens de installatie.
** Dit is de betalingsconditie welke u heeft geconfigureerd tijdens de installatie van de koppeling.
De verkoopboeking regels in Exact Online worden aangemaakt op basis van de factuurregels zoals aanwezig in Lightspeed:
| Lightspeed - Factuurregel | Exact Online - Verkoopboeking regel |
| Grootboekrekening* | |
| Omschrijving | Omschrijving |
| Aantal | Aantal |
| Totaalprijs | Totaalprijs (Incl. BTW) |
| BTW-code* |
* Grootboekrekening / BTW-code:
De grootboekrekening en BTW-code wordt bepaald op basis van het afleveradres (en eventuele BTW-nummer) van de klant:
- Indien het afleveradres-land gelijk is aan uw vestigingsland wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet binnenland’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde hoog- of laag tarief BTW-code.
- Indien het afleveradres-land niet gelijk is aan uw vestigingsland, maar wel binnen de EU en de klant beschikt over een geldig BTW-nummer wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet ICP’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde ICP BTW-code.
- Indien het BTW-nummer niet geldig wordt bevonden door de EU-VIES service wordt de door u geconfigureerde BTW-code voor het nultarief gebruikt met de eveneens geconfigureerde ‘Omzet binnenland’-rekening.
- Indien het afleveradres-land niet tot de EU behoort wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet Export’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde Export BTW-code.
- Voor verzendkosten: Er worden een aparte regel in de verkoopboeking gebruikt voor de verzendkosten, deze zijn afkomstig uit de door u geconfigureerde grootboekrekening tijdens de installatie