Vereisten
- Beschikking over een Lightspeed eCom-abonnement & kennis van backend.
- Beschikking over een Exact Online abonnement & boekhoudkennis.
Relaties
Voordat een factuur uit Lightspeed kan worden geïmporteerd in Exact Online, wordt eerst de klant als relatie in Exact Online aangemaakt. De gegevens die hierbij worden overgenomen zijn de factuurgegevens behorende tot de klant, dit volgens het onderstaande overzicht:
| Lightspeed: klant | Exact Online: Relatie |
| Bedrijfsnaam | Naam |
| Voornaam - Achternaam | Naam (Indien bedrijfsnaam niet is ingevuld) |
| Straatnaam - Huisnummer - Extensie | Adresregel 1 |
| Straatnaam 2 | Adresregel 2 |
| Postcode | Postcode |
| Stad | Plaats |
| Land | Land |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer |
| BTW-nummer | Btw-nummer (Indien geldig BTW-nummer)* |
| KVK-nummer | Kamer van Koophandel |
| Lightspeed: klant | Exact Online: Contact-informatie |
| Voornaam | Voornaam |
| Tussenvoegsel | Tussenvoegsel |
| Achternaam | Achternaam |
| Telefoonnummer | Telefoon |
* Alle BTW-nummers worden gevalideerd bij de EU-VIES service, indien het BTW-nummer ongeldig is wordt deze niet geïmporteerd.
Artikelen
Algemene artikelen import
Wanneer in Lightspeed een product en/of variant wordt gepubliceerd, wordt een gekoppeld artikel in Exact Online aangemaakt. Bij het aanmaken van dit artikel in Exact Online worden de Lightspeed-velden volgens het onderstaande overzicht doorgestuurd:
| Lightspeed - Product | Exact Online - Artikel |
| SKU / Artikelcode / EAN / Variant ID | Artikelcode* (max. 30 alfanumerieke karakters) |
| Artikelgroep** | |
| Merk - Product titel - Variant titel | Omschrijving |
| Omschrijving | Extra Omschrijving |
| Verkoopprijs (incl. BTW) | Verkoopprijs |
| Inkoopprijs | Kostprijs |
* De artikelcode wordt gegenereerd op basis van verschillende velden:
Indien het SKU-veld is ingevuld, wordt deze als artikelcode aangehouden.
Indien het SKU-veld niet is ingevuld, wordt het Artikelcode-veld als artikelcode gebruikt.
Indien het Artikelcode-veld niet is ingevuld, wordt het EAN-veld als artikelcode gebruikt.
Indien het EAN-veld niet is ingevuld, wordt Lightspeed’s interne variant ID gebruikt.
Verder is het belangrijk te weten dat het artikelcode-veld enkel wordt ingevuld bij het aanmaken van een artikel, niet bij verdere aanpassingen van het artikel.
** Als artikelgroep zal de geconfigureerde artikelgroep uit de installatie worden aangehouden.
Initiële artikelen import
Om te voorkomen dat wij uw webshop- en/of boekhouding overbelasten vindt de import van uw catalogus tijdens initiële artikelen-import geleidelijk plaats. Artikelen worden met een maximum van 50 artikelen per 10 minuten geïmporteerd.
Verder maakt de koppeling, naast bovenstaande catalogus-import, ook een artikel ‘Shipment’ voor het boeken van verzendkosten. Dit artikel wordt aangemaakt bij de 1e bestelling die over verzendkosten beschikt.
Verkoopfactuur
Wanneer in Lightspeed een factuur wordt aangemaakt, wordt de inhoud van deze factuur als verkoopfactuur doorgestuurd naar Exact Online volgens het onderstaande overzicht:
| Lightspeed - Factuur | Exact Online - Verkoopfactuur |
| Besteld door | Relatie uit hoofdstuk 'Relaties' |
| Dagboek* | |
| Factuurdatum | Orderdatum |
| Ordernummer - Factuurnummer | Omschrijving |
| Ordernummer | Uw referentie |
| Ordernummer | Betalingsreferentie |
| Betalingsconditie** |
* Dagboekcode wordt bepaald door de configuratie tijdens het installeren.
** Dit is de betalingsconditie die u heeft geconfigureerd tijdens de installatie van de koppeling.
De verkoopfactuur regels in Exact Online worden aangemaakt op basis van de factuurregels zoals aanwezig in Lightspeed:
| Lightspeed - Factuurregel | Exact Online - Verkoop factuur regel |
| Grootboekrekening* | |
| Artikel | Artikel** |
| Omschrijving | Omschrijving |
| Aantal | Aantal |
| Stukprijs | Stuksprijs (Incl. BTW) |
| BTW-code* |
* Grootboekrekening / BTW-code:
De grootboekrekening en BTW-code wordt bepaald op basis van het afleveradres (en eventuele BTW-nummer) van de klant:
- Indien het afleveradres-land gelijk is aan uw vestigingsland wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet binnenland’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde hoog- of laag tarief BTW-code.
- Indien het afleveradres-land niet gelijk is aan uw vestigingsland, maar wel binnen de EU en de klant beschikt over een geldig BTW-nummer wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet ICP’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde ICP BTW-code.
- Indien het BTW-nummer niet geldig wordt bevonden door de EU-VIES service wordt de door u geconfigureerde BTW-code voor het nultarief gebruikt met de eveneens geconfigureerde ‘Omzet binnenland’-rekening.
- Indien het afleveradres-land niet tot de EU behoort wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet Export’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde Export BTW-code.
- Voor verzendkosten: Er wordt een aparte regel in de verkoopboeking gebruikt voor de verzendkosten, deze zijn afkomstig uit de door u geconfigureerde grootboekrekening tijdens de installatie
** Artikel:
Dit is een verwijzing naar het in hoofdstuk 'Artikelen' aangemaakte artikel.