Vereisten
- Beschikking over een Lightspeed eCom-abonnement & kennis van backend.
- Beschikking over een Exact Online abonnement & boekhoudkennis.
Klanten
Voordat een order uit Lightspeed kan worden geïmporteerd in Exact Online, wordt eerst de klant als relatie in Exact Online aangemaakt. De gegevens die hierbij worden overgenomen zijn de factuurgegevens van de klant, dit volgens het onderstaande overzicht:
| Lightspeed: klant | Exact Online: Relatie |
| Bedrijfsnaam | Naam |
| Voornaam - Achternaam | Naam (Indien bedrijfsnaam niet is ingevuld) |
| Straatnaam - Huisnummer - Extensie | Adresregel 1 |
| Straatnaam 2 | Adresregel 2 |
| Postcode | Postcode |
| Stad | Plaats |
| Land | Land |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer |
| BTW-nummer | Btw-nummer (Indien geldig BTW-nummer)* |
| KVK-nummer | Kamer van Koophandel |
| Lightspeed: klant | Exact Online: Contact-informatie |
| Voornaam | Voornaam |
| Tussenvoegsel | Tussenvoegsel |
| Achternaam | Achternaam |
| Telefoonnummer | Telefoon |
* Alle BTW-nummers worden gevalideerd bij de EU-VIES service, indien het BTW-nummer ongeldig is wordt deze niet geïmporteerd.
Artikelen
Algemene artikelen import
Wanneer in Lightspeed een product en/of variant wordt gepubliceerd, wordt een gekoppeld artikel in Exact Online aangemaakt. Bij het aanmaken van dit artikel in Exact Online worden de Lightspeed-velden volgens het onderstaande overzicht doorgestuurd:
| Lightspeed - Product | Exact Online - Artikel |
| SKU / Artikelcode / EAN / Variant ID | Artikelcode* |
| Artikelgroep** | |
| Merk - Product titel - Variant titel | Omschrijving |
| Omschrijving | Extra Omschrijving |
| Verkoopprijs (incl. BTW) | Verkoopprijs |
| Inkoopprijs | Kostprijs |
* De artikelcode wordt gegenereerd op basis van verschillende velden:
Indien het SKU-veld is ingevuld, wordt deze als artikelcode aangehouden.
Indien het SKU-veld niet is ingevuld, wordt het Artikelcode-veld als artikelcode gebruikt.
Indien het Artikelcode-veld niet is ingevuld, wordt het EAN-veld als artikelcode gebruikt.
Indien het EAN-veld niet is ingevuld, wordt Lightspeed’s interne variant ID gebruikt.
Verder is het belangrijk te weten dat het artikelcode-veld enkel wordt ingevuld bij het aanmaken van een artikel, niet bij verdere aanpassingen van het artikel.
** Als artikelgroep zal de geconfigureerde artikelgroep uit de installatie worden aangehouden.
Initiële artikelen import
Om te voorkomen dat wij uw webshop- en/of boekhouding overbelasten vindt de import van uw catalogus tijdens initiële artikelen-import geleidelijk plaats. Artikelen worden met een maximum van 50 artikelen per 10 minuten geïmporteerd.
Verder maakt de koppeling, naast bovenstaande catalogus-import, ook een artikel ‘Shipment’ voor het boeken van verzendkosten. Dit artikel wordt aangemaakt bij de 1e bestelling die over verzendkosten beschikt.
Verkooporder
Wanneer in Lightspeed een order status “betaald” heeft, wordt de inhoud van deze order als verkooporder doorgestuurd naar Exact Online volgens het onderstaande overzicht:
| Lightspeed - Order | Exact Online - Verkooporder |
| Besteld door - klant | Relatie uit hoofdstuk 'Klanten' |
| Leveren aan - adres | Relatie uit hoofdstuk 'Klanten' |
| Orderdatum | Orderdatum |
| Ordernummer | Uw referentie |
| Ordernummer | Omschrijving |
| Opmerkingen | Opmerkingen |
| Betalingsconditie* |
*Dit is de betalingsconditie welke u heeft geconfigureerd tijdens de installatie van de koppeling.
De verkooporderregels in Exact Online worden aangemaakt op basis van de orderregels zoals aanwezig in Lightspeed:
| Lightspeed - Order regel | Exact Online - Order regel |
| Artikel | Artikel* |
| Omschrijving | Omschrijving |
| Aantal | Aantal |
| Stukprijs | Prijs (incl. BTW) |
| BTW code** |
* Dit is een verwijzing naar het artikel welke is aangemaakt in hoofdstuk 'Artikelen'.
** BTW-code:
De BTW-code wordt bepaald op basis van het afleveradres (en eventuele BTW-nummer) van de klant:
- Indien het afleveradres-land gelijk is aan uw vestigingsland wordt de door u geconfigureerde BTW code voor het hoog- of laag tarief gebruikt.
- Indien het afleveradres-land niet gelijk is aan uw vestigingsland, maar wel binnen de EU en de klant beschikt over een geldig BTW-nummer, wordt de door u geconfigureerde ICP BTW-code gebruikt.
- Indien het BTW-nummer niet geldig wordt bevonden door de EU-VIES service wordt de door u geconfigureerde BTW-code voor het nultarief gebruikt.
- Indien het afleveradres-land niet tot de EU behoort wordt de door u geconfigureerde ‘Export BTW-code’ gebruikt.
Voorraad
Het voorraadniveau welke uit Exact Online naar Lightspeed zal worden gestuurd wordt bepaald door de berekening:
- Actuele voorraad - geplande uitgaande voorraad
- Deze synchronisatie zal plaatsvinden binnen de 5-10 minuten op het moment dat er een voorraadwijziging plaatsvindt in Exact Online.