Vereisten
- Beschikking over een Magento omgeving & kennis van backend.
- Beschikking over een Exact Online abonnement & boekhoudkennis.
Klanten
Voordat een factuur uit Magento kan worden geïmporteerd in Exact Online, wordt eerst de klant als debiteur in Exact Online aangemaakt. De gegevens die hierbij worden overgenomen zijn de factuurgegevens behorende tot de klant, dit volgens het onderstaande overzicht:
| Magento : klant | Exact Online: Relatie |
| Bedrijfsnaam | Naam |
| Voornaam - Achternaam | Naam (Indien bedrijfsnaam niet is ingevuld) |
| Adres regel 1 | Adresregel 1 |
| Adres regel 2 | Adresregel 2 |
| Postcode | Postcode |
| Stad | Plaats |
| Land | Land |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer |
| BTW-nummer | BTW-nummer (Indien geldig BTW-nummer)* |
| Magento : klant | Exact Online: Contact-informatie |
| Voornaam | Voornaam |
| Tussenvoegsel | Tussenvoegsel |
| Achternaam | Achternaam |
| Telefoonnummer | Telefoon |
* Alle BTW-nummers worden gevalideerd bij de EU-VIES service, indien het BTW-nummer ongeldig is wordt deze niet geïmporteerd.
Artikelen
Algemene artikelen import
Wanneer in Magento een product wordt aangemaakt, wordt ook een gekoppeld artikel in Exact Online aangemaakt. Bij het aanmaken van dit artikel in Exact Online worden de Magento-velden volgens het onderstaande overzicht doorgestuurd:
| Magento - Product | Exact Online - Artikel |
| SKU / Product ID | Artikelcode* (max. 30 alfanumerieke karakters) |
| Artikelgroep** | |
| Naam | Omschrijving |
| Omschrijving | Extra Omschrijving |
| Verkoopprijs (incl. BTW) | Verkoopprijs |
* De artikelcode wordt gegenereerd op basis van verschillende velden:
Indien het SKU veld niet is ingevuld, wordt de Product ID uit Magento gebruikt.
Verder is het belangrijk te weten dat het artikelcode-veld enkel wordt ingevuld bij het aanmaken van een artikel, niet bij verdere aanpassingen van het artikel.
** Als artikelgroep zal de geconfigureerde artikelgroep uit de installatie worden aangehouden.
Initiële artikelen import
Om te voorkomen dat wij uw webshop- en/of boekhouding overbelasten vindt de import van uw catalogus tijdens initiële artikelen-import geleidelijk plaats. Artikelen worden met een maximum van 50 artikelen per 10 minuten geïmporteerd.
Verder maakt de koppeling, naast bovenstaande catalogus-import, ook een artikel ‘Shipment’ voor het boeken van verzendkosten. Dit artikel wordt aangemaakt bij de 1e bestelling die over verzendkosten beschikt.
Verkoopfactuur
Wanneer in Magento een factuur wordt aangemaakt, wordt de inhoud van deze factuur als verkoopfactuur doorgestuurd naar Exact Online volgens het onderstaande overzicht:
| Magento - Factuur | Exact Online - Verkoopfactuur |
| Besteld door / Leveren aan - klant | Relatie uit hoofdstuk 'Klanten' |
| Dagboek* | |
| Orderdatum | Orderdatum |
| Ordernummer - Factuurnummer | Omschrijving |
| Ordernummer | Uw referentie |
| Ordernummer | Betalingsreferentie |
| Betalingscondite** |
* Dagboekcode wordt bepaald door de configuratie tijdens het installeren.
** Dit is de betalingsconditie die u heeft geconfigureerd tijdens de installatie van de koppeling.
De verkoopfactuur regels in Exact Online worden aangemaakt op basis van de factuurregels zoals aanwezig in Magento:
| Magento - Factuurregel | Exact Online - Verkoop factuur regel |
| Grootboekrekening* | |
| Artikel | Artikel** |
| Omschrijving | Omschrijving |
| Aantal | Aantal |
| Stukprijs | Stukprijs (Incl. BTW) |
| BTW-code* |
* Grootboekrekening / BTW-code:
De grootboekrekening en BTW-code wordt bepaald op basis van het afleveradres (en eventuele BTW-nummer) van de klant:
- Indien het afleveradres-land gelijk is aan uw vestigingsland wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet binnenland’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde hoog- of laag tarief BTW-code.
- Indien het afleveradres-land niet gelijk is aan uw vestigingsland, maar wel binnen de EU en de klant beschikt over een geldig BTW-nummer wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet ICP’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde ICP BTW-code.
- Indien het BTW-nummer niet geldig wordt bevonden door de EU-VIES service wordt de door u geconfigureerde BTW-code voor het nultarief gebruikt met de eveneens geconfigureerde ‘Omzet binnenland’-rekening.
- Indien het afleveradres-land niet tot de EU behoort wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet Export’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde Export BTW-code.
** Artikel:
Dit is een verwijzing naar het in hoofdstuk 'Artikelen' aangemaakte artikel.