Vereisten
- Beschikking over een Amazon Seller account & kennis van backend.
- Beschikking over een Exact Online abonnement & boekhoudkennis.
Klanten
Voordat een order uit Amazon kan worden geïmporteerd in Exact Online, wordt eerst de klant als debiteur in Exact Online aangemaakt. De gegevens die hierbij worden overgenomen zijn de factuurgegevens horende deze klant, dit volgens het onderstaande overzicht:
| Amazon: klant | Exact Online: Relatie |
| Bedrijfsnaam | Naam |
| Voornaam - Achternaam | Naam (Indien bedrijfsnaam niet is ingevuld) |
| Adres 1 | Adresregel 1 |
| Adres 2 | Adresregel 2 |
| Postcode | Postcode |
| Stad | Plaats |
| Land | Land |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer |
| Amazon: klant | Exact Online: Contact-informatie |
| Voornaam | Voornaam |
| Achternaam | Achternaam |
| Telefoonnummer | Telefoon |
Artikelen
Algemene artikelen import
Wanneer in Amazon een product wordt aangemaakt, wordt ook een gekoppeld artikel in Exact Online aangemaakt. Bij het aanmaken van dit artikel in Exact Online worden de Amazon velden volgens het onderstaande overzicht doorgestuurd:
| Amazon - Product | Exact Online - Artikel |
| Seller-SKU / ASIN1 | Artikelcode* (max. 30 alfanumerieke karakters) |
| Artikelgroep** | |
| Productnaam | Omschrijving |
| Product beschrijving | Extra Omschrijving |
| Verkoopprijs (incl. BTW) | Verkoopprijs |
* De artikelcode wordt gegenereerd op basis van verschillende velden:
- Indien het Seller-SKU veld is ingevuld, wordt deze als artikelcode aangehouden. - Indien het Seller-SKU-veld niet is ingevuld, wordt het ASIN1-veld als artikelcode gebruikt.
Verder is het belangrijk te weten dat het artikelcode-veld enkel wordt ingevuld bij het aanmaken van een artikel, niet bij verdere aanpassingen van het artikel.
** De geconfigureerde artikelgroep uit de installatie wordt hier aangehouden.
Initiële artikelen import
Om te voorkomen dat wij uw webshop- en/of boekhouding overbelasten, vindt de import van uw catalogus tijdens initiële artikelen-import geleidelijk plaats. Artikelen worden met een maximum van 50 artikelen per 10 minuten geïmporteerd.
Verder maakt de koppeling, naast bovenstaande catalogus-import, ook een artikel ‘Shipment’ voor het boeken van verzendkosten. Dit artikel wordt aangemaakt bij de 1e bestelling die over verzendkosten beschikt.
Verkoopfactuur
Wanneer in Amazon een bestelling wordt geplaatst, wordt de inhoud van deze order als verkoopfactuur doorgestuurd naar Exact Online volgens het onderstaande overzicht:
| Amazon - Order | Exact Online - Verkoopfactuur |
| Besteld door | Relatie uit hoofdstuk 'Klanten' |
| Dagboek* | |
| Orderdatum | Orderdatum |
| Ordernummer - Factuurnummer | Omschrijving |
| Ordernummer | Uw referentie |
| Ordernummer | Betalingsreferentie |
| Betalingsconditie** |
* Dagboekcode wordt bepaald door de configuratie tijdens het installeren.
** Dit is de betalingsconditie die u heeft geconfigureerd tijdens de installatie van de koppeling.
De verkoopfactuur regels in Exact Online worden aangemaakt op basis van de orderregels zoals aanwezig in Amazon:
| Amazon - Orderregel | Exact Online - Verkoop factuur regel |
| Grootboekrekening* | |
| Artikel | Artikel** |
| Omschrijving | Omschrijving |
| Aantal | Aantal |
| Stukprijs | Stukprijs (Incl. BTW) |
| BTW-code* |
* Grootboekrekening / BTW-code:
De grootboekrekening en BTW-code wordt bepaald op basis van het afleveradres (en eventuele BTW-nummer) van de klant:
- Indien het afleveradres-land gelijk is aan uw vestigingsland wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet binnenland’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde hoog- of laag tarief BTW-code.
- Indien het afleveradres-land niet gelijk is aan uw vestigingsland, maar wel binnen de EU en de klant beschikt over een geldig BTW-nummer wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet ICP’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde ICP BTW-code. - Indien het BTW-nummer niet geldig wordt bevonden door de EU-VIES service wordt de door u geconfigureerde BTW-code voor het nultarief gebruikt met de eveneens geconfigureerde ‘Omzet binnenland’-rekening.
- Indien het afleveradres-land niet tot de EU behoort wordt het door u geconfigureerde ‘Omzet Export’-rekening gebruikt in combinatie met de eveneens geconfigureerde Export BTW-code.
** Artikel:
Dit is een verwijzing naar het in hoofdstuk 'Artikelen' aangemaakte artikel.