Vereisten
- Beschikking over een Woocommerce eCom-abonnement & kennis van backend.
- Beschikking over een Exact Online abonnement & boekhoudkennis.
Klanten
Voordat een order uit Woocommerce kan worden geïmporteerd in Exact Online, wordt eerst de klant als relatie in Exact Online aangemaakt. De gegevens die hierbij worden overgenomen zijn de factuurgegevens van de klant, dit volgens het onderstaande overzicht:
| Woocommerce: klant | Exact Online: Relatie |
| Bedrijfsnaam | Naam |
| Voornaam - Achternaam | Naam (Indien bedrijfsnaam niet is ingevuld) |
| Adres 1 | Adresregel 1 |
| Adres 2 | Adresregel 2 |
| Postcode | Postcode |
| Plaats | Stad |
| Land | Land |
| Telefoon | Telefoon |
| Woocommerce: klant | Exact Online: Contact-informatie |
| Voornaam | Voornaam |
| Achternaam | Achternaam |
| Telefoonnummer | Telefoon |
Artikelen
Algemene artikelen import
Wanneer in WooCommerce een product en/of variant wordt gepubliceerd, wordt een gekoppeld artikel in Exact Online aangemaakt. Bij het aanmaken van dit artikel in Exact Online worden de WooCommerce-velden volgens het onderstaande overzicht doorgestuurd:
| Woocommerce - Product | Exact Online - Artikel |
| SKU / Product ID | Artikelcode* |
| Artikelgroep** | |
| Productnaam | Omschrijving |
| Tekst | Extra Omschrijving |
| Verkoopprijs (incl. BTW) | Verkoopprijs |
* De artikelcode wordt gegenereerd op basis van verschillende velden:
- Indien het SKU veld niet is ingevuld, wordt de Product ID uit WooCommerce gebruikt.
Verder is het belangrijk te weten dat het artikelcode-veld enkel wordt ingevuld bij het aanmaken van een artikel, niet bij verdere aanpassingen van het artikel.
** De geconfigureerde artikelgroep uit de installatie wordt hier aangehouden.
Initiële artikelen import
Om te voorkomen dat wij uw webshop- en/of boekhouding overbelasten vindt de import van uw catalogus tijdens initiële artikelen-import geleidelijk plaats. Artikelen worden met een maximum van 50 artikelen per 10 minuten geïmporteerd.
Verder maakt de koppeling, naast bovenstaande catalogus-import, ook een artikel ‘Shipment’ voor het boeken van verzendkosten. Dit artikel wordt aangemaakt bij de 1e bestelling die over verzendkosten beschikt.
Verkooporder
Wanneer in WooCommerce een bestelling de juiste status heeft*, wordt de inhoud van deze order als verkooporder doorgestuurd naar Exact Online volgens het onderstaande overzicht:
| Woocommerce - Order | Exact Online - Verkooporder |
| Besteld door - klant | Relatie uit hoofdstuk 'Klanten' |
| Leveren aan - adres | Afleveradres |
| Orderdatum | Orderdatum |
| Ordernummer | Uw referentie |
| Ordernummer | Omschrijving |
| Opmerkingen | Opmerkingen |
| Betalingsconditie** |
* Tijdens de installatie kunt u aangeven wat de minimale status van een order moet zijn voor synchronisatie naar Exact Online, “pending”, “processing” of “completed”
** Dit is de betalingsconditie welke u heeft geconfigureerd tijdens de installatie van de koppeling.
De verkooporderregels in Exact Online worden aangemaakt op basis van de orderregels zoals aanwezig in Woocommerce:
| Woocommerce - Order regel | Exact Online - Order regel |
| Artikel | Artikel* |
| Omschrijving | Omschrijving |
| Aantal | Aantal |
| Totaalprijs | Totaalprijs (incl. BTW) |
| BTW-code** |
* Dit is een verwijzing naar het artikel welke is aangemaakt in hoofdstuk 'Artikelen'.
** BTW-code:
De BTW-code wordt bepaald op basis van het afleveradres (en eventuele BTW-nummer) van de klant:
- Indien het afleveradres-land gelijk is aan uw vestigingsland wordt de door u geconfigureerde BTW code voor het hoog- of laag tarief gebruikt.
- Indien het afleveradres-land niet gelijk is aan uw vestigingsland, maar wel binnen de EU en de klant beschikt over een geldig BTW-nummer, wordt de door u geconfigureerde ICP BTW-code gebruikt.
- Indien het BTW-nummer niet geldig wordt bevonden door de EU-VIES service wordt de door u geconfigureerde BTW-code voor het nultarief gebruikt.
- Indien het afleveradres-land niet tot de EU behoort wordt de door u geconfigureerde ‘Export BTW-code’ gebruikt.
Voorraad
Het voorraadniveau welke uit Exact Online naar Woocommerce zal worden gestuurd wordt bepaald door de berekening:
- Actuele voorraad - geplande uitgaande voorraad
- Deze synchronisatie zal plaatsvinden binnen de 5-10 minuten op het moment dat er een voorraadwijziging plaatsvindt in Exact Online.