Skills en systeeminstructies

Introductie

Wanneer binnen jullie organisatie veldnamen anders worden gebruikt dan standaard (bijvoorbeeld in Exact Online), of wanneer je AI Agent standaard context wilt meegeven, kun je dit vastleggen via systeeminstructies (ChatGPT) of projectinstructies (Claude).

Dit voorkomt dat je dezelfde uitleg telkens opnieuw moet geven en zorgt voor consistentere antwoorden.

Wat zijn systeeminstructies?

Systeeminstructies zijn vaste richtlijnen die automatisch worden toegepast bij elk nieuw gesprek met de AI Agent.

Je gebruikt ze bijvoorbeeld om vast te leggen:

  • Welke velden binnen jullie administratie een afwijkende betekenis hebben
  • Hoe jullie administratie is ingericht
  • Welke definities of termen anders worden gebruikt dan standaard
  • Welke filters en rapportagevoorkeuren altijd gelden

Voorbeeld: accountmanagers in een afwijkend veld

Stel: jullie gebruiken het veld "ShippingMethod" om de accountmanager van een klant vast te leggen.

Zonder instructie zal de AI Agent zoeken naar een standaardveld zoals "accountmanager", en niets vinden.

Met een systeeminstructie los je dit structureel op:

In onze Exact Online administratie: - Het veld "ShippingMethod" bij Accounts bevat de naam van de accountmanager - Het veld "Remarks" bij Accounts bevat interne notities over betaalgedrag - Wij gebruiken divisie 123456 als hoofdadministratie

Instellen in ChatGPT (aangepaste instructies)

  1. Klik op je profielfoto (linksonderin)
  2. Ga naar Instellingen → Personalisatie → Aangepaste instructies
  3. Vul bij "Wat moet ChatGPT weten over jou?" de bedrijfscontext in
  4. Klik op Opslaan

Deze instructies worden automatisch toegepast op alle nieuwe gesprekken.

 

 

 

 

 

 

Instellen in Claude (Projects)

  1. Ga naar Claude en open Projects in de zijbalk
  2. Maak een nieuw project aan (bijv. "Exact Online administratie")
  3. Selecteer het project
  4. Instructions de bedrijfscontext toe en selecteer 
  5. Voeg via Recommended Tools, de AI-Assistent connector toe
  6. Sla de instructies op
  7. Start gesprekken vanuit dit project

Alle gesprekken binnen dit project gebruiken automatisch deze instructies.

 

Wat neem je op in de instructies?

Gebruik onderstaand sjabloon als uitgangspunt:

BEDRIJFSCONTEXT VOOR EXACT ONLINE AI Agent Bedrijfsnaam: [naam] Hoofdadministratie (divisie): [nummer] AFWIJKENDE VELDNAMEN: - [Veldnaam in Exact] wordt gebruikt voor: [jouw doel] - [Veldnaam in Exact] wordt gebruikt voor: [jouw doel] STANDAARD FILTERS: - Toon bedragen altijd in euro (AmountDC, niet AmountFC) - Openstaande posten: filter op status 20 en 30 RAPPORTAGEVOORKEUREN: - Omzet exclusief BTW - Vergelijk periodes met vorig jaar - Toon klanten met klantnummer én naam

Richtlijnen

  • Houd instructies kort en concreet
  • Vermijd overbodige uitleg of achtergrondinformatie
  • Werk instructies bij na wijzigingen in de administratie
  • Test na het instellen met een eenvoudige controlevraag
    • Bijvoorbeeld: "In welk veld staat de accountmanager?"
  • Overweeg meerdere instructiesets per rol (bijv. finance, sales)

Let op: verschil met correcties in een gesprek

Aanpassingen die je tijdens een gesprek doet, gelden alleen voor dat specifieke gesprek.

Systeeminstructies en projectinstructies gelden voor alle nieuwe gesprekken en zorgen voor structurele verbetering van antwoorden.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen