In het kort
- Met vaste instructies hoef je bedrijfscontext niet in elk gesprek opnieuw uit te leggen.
- In ChatGPT heet dit aangepaste instructies, in Claude projectinstructies.
- Leg er bijvoorbeeld in vast welke velden in jullie administratie een andere betekenis hebben.
Wat zijn systeeminstructies?
Systeeminstructies zijn vaste richtlijnen die de AI-assistent bij elk nieuw gesprek automatisch gebruikt. Zo krijg je consistentere antwoorden. Je legt er bijvoorbeeld in vast:
- Welke velden in jullie administratie een andere betekenis hebben.
- Hoe jullie administratie is ingericht.
- Welke termen jullie anders gebruiken dan standaard.
- Welke filters en rapportagevoorkeuren altijd gelden.
Voorbeeld: accountmanagers in een ander veld
Stel: jullie gebruiken het veld ShippingMethod om de accountmanager van een klant vast te leggen. Zonder instructie zoekt de assistent naar een standaardveld zoals "accountmanager" en vindt hij niets. Met een systeeminstructie los je dat blijvend op:
Voorbeeld van een instructie:
In onze Exact Online-administratie:
- Het veld "ShippingMethod" bij Accounts bevat de naam van de accountmanager.
- Het veld "Remarks" bij Accounts bevat interne notities over betaalgedrag.
- Wij gebruiken divisie 123456 als hoofdadministratie.
Instellen in ChatGPT
Klik linksonder op je profielfoto.
Ga naar Instellingen / Personalisatie / Aangepaste instructies.
Vul bij Wat moet ChatGPT weten over jou? de bedrijfscontext in.
Klik op Opslaan. De instructies gelden nu voor alle nieuwe gesprekken.
Instellen in Claude
Open Projects in de zijbalk van Claude.
Maak een nieuw project aan, bijvoorbeeld Exact Online-administratie.
Open het project.
Voeg bij Instructions de bedrijfscontext toe.
Voeg via Recommended Tools de koppeling met je boekhouding toe.
Sla de instructies op en start je gesprekken vanuit dit project.
Wat neem je op in de instructies?
Gebruik dit sjabloon als begin. Selecteer de tekst, kopieer hem en vul hem aan.
BEDRIJFSCONTEXT VOOR DE EXACT ONLINE AI-ASSISTENT
Bedrijfsnaam: [naam]
Hoofdadministratie (divisie): [nummer]
AFWIJKENDE VELDNAMEN:
- [Veldnaam in Exact] wordt gebruikt voor: [jouw doel]
- [Veldnaam in Exact] wordt gebruikt voor: [jouw doel]
STANDAARD FILTERS:
- Toon bedragen altijd in euro (AmountDC, niet AmountFC)
- Openstaande posten: filter op status 20 en 30
RAPPORTAGEVOORKEUREN:
- Omzet exclusief btw
- Vergelijk periodes met vorig jaar
- Toon klanten met klantnummer én naam
Richtlijnen
- Kort en concreet: laat overbodige uitleg en achtergrond weg.
- Actueel: werk de instructies bij als er iets verandert in de administratie.
- Testen: stel na het instellen een eenvoudige controlevraag, bijvoorbeeld "In welk veld staat de accountmanager?".
- Per rol: overweeg aparte instructies voor bijvoorbeeld finance en sales.
Goed om te weten
Een correctie die je tijdens een gesprek geeft, geldt alleen voor dat gesprek. Systeem- en projectinstructies gelden voor alle nieuwe gesprekken.