Beheerpaneel - AI Boekhoud Assistent

1. Inleiding

Deze handleiding legt uit hoe je het beheerpaneel gebruikt: de webpagina waarmee jij en je collega's de koppeling tussen je boekhoudpakket (Exact Online, AFAS of Twinfield) en je AI-assistent regelen en beheren.

De AI-assistent zelf gebruik je om vragen te stellen en werk te doen in je boekhoudpakket. Het beheerpaneel gebruik je ernaast, om dat geheel in te richten en in de gaten te houden: wie er toegang heeft, welke administraties gekoppeld zijn, welk abonnement je hebt, en welke extra modules je gebruikt.

Zo is het menu ingedeeld

Links in het beheerpaneel staat een vaste zijbalk met vier menugroepen. Deze handleiding volgt dezelfde indeling, zodat je een hoofdstuk direct aan een menu-item kunt koppelen:

Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die met het beheerpaneel werkt, van eigenaar tot collega die alleen even wil meekijken. Waar een pagina of knop alleen door een eigenaar of beheerder gebruikt kan worden, staat dat er nadrukkelijk bij.

Leeswijzer. Hoofdstuk 2 behandelt inloggen en de basisbegrippen organisatie en rollen. Hoofdstuk 3 t/m 7 volgen de menugroepen Dashboard en Beheer. Hoofdstuk 8 behandelt de menugroep Dashboards. Hoofdstuk 9 t/m 12 behandelen de losse, optionele modules. Hoofdstuk 13 behandelt de menugroep Account.

2. Inloggen en je organisatie

Hoe je inlogt

Inloggen gaat zonder apart wachtwoord. Er bestaat geen los account bij iWeb met een eigen wachtwoord dat je moet onthouden. In plaats daarvan log je in met de inlogmethode die bij je boekhoudpakket hoort:

• Exact Online: je klikt op de inlogknop en wordt doorgestuurd naar de vertrouwde Exact Online-inlogpagina. Log je daar in zoals je gewend bent, dan kom je automatisch en veilig terug in het beheerpaneel. iWeb ziet en bewaart hierbij nooit je Exact Online-wachtwoord, alleen een beveiligde toegangssleutel.
• Twinfield: werkt op dezelfde manier — je logt in met je gewone Twinfield-account en komt automatisch terug in het beheerpaneel.
• AFAS: hier zijn twee routes mogelijk, afhankelijk van hoe jouw omgeving is ingericht: inloggen via je AFAS-account (dezelfde beveiligde methode als hierboven), of inloggen met alleen je e-mailadres, waarna je een beveiligde inloglink ontvangt waarmee je zonder wachtwoord toegang krijgt.

Het beheerpaneel draait voor elk boekhoudpakket op een eigen webadres. Je start het inloggen door precies dat adres te openen:

Zodra je bent ingelogd, land je op Dashboard → Overzicht, zie hoofdstuk 3. Ben je bij meerdere organisaties betrokken (bijvoorbeeld omdat je voor meerdere bedrijven werkt), dan zie je daar een lijstje met je organisaties waarin je met één klik kunt wisselen. Heb je maar één organisatie, dan zie je dit lijstje niet, dat is normaal.

Je organisatie: wat het is en wie wat mag

Een organisatie is de “paraplu” waaronder al je gekoppelde administraties, gebruikers en je abonnement vallen. Meestal komt een organisatie overeen met jouw bedrijf, maar een boekhouder of accountant kan er ook voor kiezen om meerdere klanten onder één organisatie te laten meewerken, of juist per klant een eigen organisatie te gebruiken.

Binnen een organisatie heeft ieder lid precies één van de volgende rollen:

Een organisatie heeft altijd precies één eigenaar: degene die de organisatie is gestart, of aan wie het eigenaarschap later is overgedragen. Neem voor het overdragen van eigenaarschap contact op met iWeb Development.

Naast de rol kan de eigenaar bij een Analytics-abonnement ook per gebruiker instellen op welk niveau die persoon toegang heeft (Essentials of Analytics). Zie hoofdstuk 6 (Gebruikers).

3. Dashboard

De menugroep Dashboard staat bovenaan de zijbalk en geeft in één oogopslag het actuele beeld van je organisatie: status, koppeling, verbruik en activiteit.

Overzicht

Menupad: Dashboard → Overzicht

Dit is de eerste pagina die je ziet na het inloggen. Je vindt hier:

• een welkomstregel met je naam, organisatienaam en huidig abonnement;
• tijdens de proefperiode: een voortgangsbalk met het aantal resterende dagen en een prijsindicatie, met een link om te upgraden;
• drie snelkoppelingen naar Verbinding, Gebruik en Organisatie (aangeduid als "Gegevens");
• een statuskaart met je abonnementsnaam, status (proefperiode, actief, opgezegd of verlopen) en drie kerncijfers: aantal administraties, aantal gebruikers, en het aantal keer dat de AI-assistent deze maand iets heeft opgevraagd;
• een kaart “Verbruik deze maand” met voortgangsbalken, en tijdens de proefperiode of bij Analytics ook het aantal gebruikte analyses (niet bij Essentials, dat kent geen analyses), met een link naar meer detail;
• bij een betaald abonnement: een kostenkaart met de opbouw van je factuur (aantal gebruikers per niveau, extra administraties, eventuele jaarkorting, totaalbedrag);
• een overzicht van je gekoppelde administraties (tot 5 zichtbaar, met een link naar de volledige lijst).

Verbinding

Menupad: Dashboard → Verbinding

Dit is de pagina waar je je boekhoudpakket daadwerkelijk koppelt, en waar je de gegevens vindt om je AI-assistent aan te sluiten. De pagina toont een statuslijn (verbonden of niet) en, afhankelijk van je boekhoudpakket, één van de volgende blokken:

• Exact Online: een lijst van gekoppelde administraties; een knop “Opnieuw verbinden” als de koppeling niet meer actief is.
• AFAS: een lijst van gekoppelde omgevingen met knoppen “Metadata vernieuwen” en “Ontkoppelen”, en (alleen voor de eigenaar) een koppelformulier met je AFAS-klantnummer, omgeving (Accept/Test/Productie), naam en koppeltoken.
• Twinfield: een lijst van kantoren met een knop om (opnieuw) te verbinden, en “Ontkoppelen” (eigenaar).

Daaronder vind je de sectie AI-assistent koppelen: je persoonlijke server-adres (om te kopiëren), plus een tegel voor elk van de vijf ondersteunde AI-assistenten: Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot en Perplexity. De tegel voor Claude opent direct de koppelpagina van Claude zelf; de andere vier verwijzen naar een stappenplan in de kennisbank, specifiek voor jouw boekhoudpakket en taal.

Werkt je organisatie met Gemini Enterprise (een aparte, meer technische koppelvorm dan de gewone Gemini-tegel hierboven), dan vind je daaronder een inklapbaar blok waarin de eigenaar vaste koppelgegevens kan aanmaken: server-adres, een autorisatie- en token-URL, een client-ID en een verborgen client-secret (achter een “Toon”-schakelaar), plus stap-voor-stap instructies voor de Google Cloud-console. Andere leden zien dit blok niet; zij zien alleen een melding dat de eigenaar dit beheert.

Gebruik

Menupad: Dashboard → Gebruik

Een alleen-lezen pagina, zichtbaar voor elk lid, met:

• per gekoppelde administratie: voortgangsbalken voor het aantal opvragingen deze maand (en, tijdens de proefperiode of bij Analytics, het aantal analyses);
• een staafdiagram “Dagelijks gebruik (30 dagen)”;
• een tabel “Top 10 tools”: welke functies van de AI-assistent het meest zijn gebruikt.

Activiteit

Menupad: Dashboard → Activiteit

Een logboek van wat er via de AI-assistent is opgevraagd of gewijzigd (alleen acties met echte impact op je gegevens; puur lezen van kleine details wordt niet gelogd). De pagina toont het totaal aantal gevonden activiteiten, een filterbalk (status, administratie, en voor de eigenaar ook een gebruikersfilter en de keuze tussen “hele organisatie” of “alleen mijn activiteit”), en een tabel met datum, actie, onderwerp, administratie en resultaat (geslaagd/mislukt), met paginering.

4. Beheer: abonnement

Abonnement

Menupad: Beheer → Abonnement

Deze pagina toont je huidige abonnementsstatus (proefperiode met resterende dagen, actief, opgezegd, of proefperiode verlopen), het aantal gekoppelde administraties, de opbouw van je factuur (aantal gebruikers per niveau, extra administraties, eventuele staffelkorting) en een overzicht van wat elk niveau precies bevat. Iedereen in de organisatie mag deze pagina bekijken.

De proefperiode

Elke nieuwe organisatie start automatisch met een proefperiode van 30 dagen, met volledige toegang tot alle functies, inclusief de uitgebreide analyses die normaal bij het hoogste niveau horen. Tijdens de proefperiode kun je maximaal 3 administraties koppelen; wil je er meer, dan is een upgrade naar een betaald abonnement nodig.

Verloopt de proefperiode zonder dat je een betaald abonnement hebt gekozen, dan wordt de toegang tot je boekhouddata via de AI-assistent geblokkeerd totdat je alsnog upgradet; je gegevens en koppelingen blijven wel gewoon bestaan.

De abonnementsniveaus

Op de abonnementspagina staat per niveau precies wat er inbegrepen is:

• Trial (proefperiode) — 30 dagen volledig gratis; zoeken, aanmaken, bewerken en verwijderen; trends en analyses over je hele administratie; 5.000 verzoeken + 500 analyses per maand.
• Essentials — je AI-assistent zoekt, leest en muteert in je administratie; rapportages opvragen (balans, resultaat, openstaande posten); onthoudt context tussen vragen; 5.000 verzoeken per maand.
• Analytics — alles van Essentials, plus diepe analyses (totalen, trends en rankings), het combineren van data (bijvoorbeeld verkoop × artikelen × klanten), tot 100.000 transacties per analyse, en 15.000 verzoeken + 5.000 analyses per maand.

Actuele maandprijzen staan altijd op de abonnements- en upgradepagina zelf, omdat deze kunnen wijzigen.

Upgraden

Menupad: Dashboard → Upgrade (in het menu zichtbaar tijdens de proefperiode of op een lager niveau)

Op deze pagina kies je het gewenste niveau. Je ziet twee planskaarten (Essentials/Analytics) met prijs en kenmerken, een schakelaar maandelijks/jaarlijks, een automatisch berekend bedrag op basis van je huidige aantal gebruikers en administraties, en een formulier met je bedrijfsgegevens (naam, adres, btw-nummer) en een keuzelijst met alle landen. Kom je via een link vanuit de AI-assistent, dan word je direct herkend; anders vraagt de pagina eerst om je te identificeren.

Betaalwijze hangt af van je land. Ligt je bedrijf binnen de EU (inclusief Nederland), dan vraagt het formulier ook om IBAN en tenaamstelling: je betaalt dan via automatische incasso. Ligt je bedrijf buiten de EU, dan verschijnt er geen IBAN-veld en betaal je in plaats daarvan op rekening/factuur.

Zowel de eigenaar als een beheerder kan een upgrade afronden. Zit je al op het gekozen niveau, dan toont de pagina dat in plaats van het formulier.

Downgraden en opzeggen

Zit je op Analytics en heb je de uitgebreide analyses niet meer nodig, dan kun je als eigenaar teruggaan naar Essentials via een knop op de abonnementspagina; dit gaat meteen in en verlaagt de eerstvolgende factuur.

Wil je stoppen met het abonnement in zijn geheel, dan doe je dat via de knop Opzeggen op de abonnementspagina. Voordat je opzegt, laat het beheerpaneel zien wat de gevolgen zijn:

• al je collega's verliezen toegang tot de koppeling met je boekhoudpakket;
• zat je op Analytics, dan stoppen ook de uitgebreide analyses;
• je boekhouddata zelf blijft intact, er gaat niets verloren;
• je kunt op elk gewenst moment weer reactiveren.

Bij het opzeggen vraagt het beheerpaneel naar een reden (te duur, niet meer nodig, overgestapt naar een ander product, mist functionaliteit, of anders — met een korte toelichting verplicht bij “anders”). Dit helpt iWeb om de dienstverlening te verbeteren; het opzeggen zelf gaat gewoon door, ongeacht de gekozen reden. Zat je op Analytics, dan biedt de opzegpagina eerst het alternatief om te downgraden naar Essentials aan (op het moment van schrijven tegen €29/maand, zonder data-analyses) — een goedkoper alternatief voordat je definitief stopt. Downgraden en opzeggen kunnen alleen door de eigenaar.

5. Beheer: administraties

Menupad: Beheer → Administraties

Een administratie is de specifieke boekhouding die je koppelt aan je organisatie: één Exact Online-administratie, één AFAS-omgeving, of één Twinfield-kantoor. Het daadwerkelijk koppelen doe je op de pagina Verbinding (hoofdstuk 3); deze pagina is het overzicht en de governance eromheen: welke administraties meetellen, openstaande koppelverzoeken, en wie mag koppelen.

Je vindt hier een tabel met actieve administraties (code, naam, status, en een ontkoppel-knop), eventueel een blok met openstaande koppelverzoeken van collega's (met goed-/afkeur-knoppen), en, alleen zichtbaar voor de eigenaar, een schakelaar om het koppelen te beperken (zie hieronder). Onderaan staat, indien van toepassing, een tabel met inactieve administraties.

Ontkoppelen

Ontkoppelen kan alleen door de eigenaar, met een knop bij de betreffende administratie. Het beheerpaneel waarschuwt hierbij vooraf: “bij het ontkoppelen van een administratie blijft je abonnement doorlopen tot het einde van de huidige periode”. Je AI-assistent kan die administratie na het ontkoppelen niet meer raadplegen totdat je hem opnieuw koppelt.

Wat gekoppeld zijn betekent voor je factuur

Elke gekoppelde administratie telt mee voor de facturatie. Je abonnement omvat standaard één administratie; elke administratie daarboven brengt extra kosten met zich mee, met een staffelkorting: hoe meer administraties je koppelt, hoe lager de meerprijs per extra administratie wordt. Loskoppelen van een administratie verlaagt dat aantal, en dus de rekening, pas aan het einde van de huidige factureringsperiode.

Wie mag een administratie koppelen (de koppelrem)

Onder “Nieuwe administraties koppelen” kiest de eigenaar tussen twee opties, met precies deze bewoording op de pagina:

• “Ieder lid van je organisatie” — de administratie wordt direct gekoppeld en staat vanaf die dag op je factuur; er hoeft niemand goed te keuren.
• “Alleen de eigenaar en beheerders” — andere leden kunnen de administratie pas gebruiken nadat de eigenaar of een beheerder het verzoek heeft goedgekeurd; je krijgt daar een e-mail van en ziet het bovenaan deze pagina.

Alleen de eigenaar mag deze schakelaar zelf omzetten; over een los koppelverzoek beslissen mag zowel de eigenaar als een beheerder. Een gewoon lid ziet in het verzoekenblok alleen zijn eigen verzoek, niet dat van collega's. Deze instelling staat ook, als alleen-lezen regel met een link hierheen, op de pagina Veiligheid (hoofdstuk 7).

6. Beheer: organisatie en gebruikers

Deze twee pagina's worden vaak door elkaar gehaald, maar doen iets anders: Organisatie bevat je bedrijfs- en factuurgegevens; Gebruikers is waar je collega's uitnodigt en beheert.

Organisatie

Menupad: Beheer → Organisatie

Hier vind je, alleen-lezen voor iedereen: je organisatienaam, huidig abonnement en aanmaakdatum. Voor de eigenaar zijn daarnaast twee onderdelen te bewerken:

• Factuurgegevens — bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mail, telefoon, btw-nummer, straat, postcode, plaats en land. Andere leden zien alleen de al ingevulde velden, als alleen-lezen tekst.
• Incassogegevens — IBAN en tenaamstelling, alleen zichtbaar voor de eigenaar. Dit blok staat er alleen als je bedrijf binnen de EU is geregistreerd (zie ook hoofdstuk 4); ligt je land buiten de EU, dan betaal je op rekening/factuur en ontbreekt dit blok.

Werkt je organisatie samen met een iWeb-partner, dan zie je hier eventueel ook een blok waarmee je je kunt afmelden voor vermelding bij die partner.

Gebruikers

Menupad: Beheer → Gebruikers

Bovenaan staat: “Beheer de gebruikers van je organisatie. Uitgenodigde collega's krijgen automatisch toegang tot het [jouw niveau]-abonnement.” Als eigenaar zie je daaronder een tabel Gebruikers (naam, rol, toegang, lid sinds, en knoppen om van rol te wisselen of te verwijderen); bij een betaald abonnement staat erboven een regel met de resulterende kosten, in de vorm “3 x Essentials (€29,00) plus 1 x Analytics (€49,00) is €136,00 per maand aan gebruikers” (voorbeeldcijfers — de actuele bedragen staan op je eigen pagina). Daaronder volgt een tabel Openstaande uitnodigingen (e-mail, rol, status, vervaldatum, met een intrekken-knop) en het uitnodigingsformulier.

Iemand uitnodigen

Vul het e-mailadres van je collega in, kies de gewenste rol (Gebruiker, voorgeselecteerd, of Beheerder) en klik op Uitnodigen. Je collega ontvangt een e-mail met een uitnodigingslink. Die opent een pagina “Je bent uitgenodigd!”, met de naam van wie uitnodigde en je organisatienaam, en twee manieren om te accepteren: inloggen met hetzelfde soort account als de organisatie gebruikt (“Accepteer via [Exact Online/Twinfield]”, bij AFAS niet beschikbaar), of “Accepteer met je e-mail”, waarna een beveiligde inloglink volgt zonder wachtwoord.

Een uitnodiging staat een beperkte tijd open; is de tijd verstreken, dan toont de lijst “Verlopen” in plaats van “Openstaand” en kun je een nieuwe sturen. Openstaande uitnodigingen kunnen in dezelfde lijst worden ingetrokken voordat ze geaccepteerd zijn.

Rol en toegang wijzigen

Bij ieder lid, behalve jezelf als eigenaar, staat een knop die direct van rol wisselt: “Maak beheerder” (als het lid nu Gebruiker is) of “Maak gebruiker” (als het lid nu Beheerder is).

Tijdens de proefperiode staat in de kolom Toegang voor iedereen simpelweg “Alles (proefperiode)”. Bij een betaald abonnement toont deze kolom in plaats daarvan een keuzelijst Essentials/Analytics (bij Essentials alleen die ene optie), die direct opslaat zodra je een andere waarde kiest, zonder aparte opslaan-knop. Dat is handig als niet iedereen in het team de uitgebreide analyses nodig heeft: zo kun je bewust een deel van het team op het voordeligere niveau zetten. Dit heeft direct invloed op de factuur (zie hoofdstuk 4).

Iemand verwijderen

Via de knop Verwijderen naast het betreffende lid (met een bevestigingsvraag vooraf). Na bevestiging verliest die persoon direct de toegang tot de organisatie en daarmee tot de koppeling met het boekhoudpakket. Jezelf als eigenaar kun je niet via deze weg verwijderen.

7. Beheer: veiligheid en facturen

Veiligheid

Menupad: Beheer → Veiligheid

De subtitel op deze pagina vat het doel goed samen: “Bescherm je organisatie tegen onbedoelde mass-mutaties via AI-koppelingen.” Hier stelt de eigenaar in wat de AI-assistent namens elke rol wel of niet mag wijzigen in het boekhoudpakket. Iedereen mag de instellingen inzien; wijzigen kan alleen de eigenaar (niet-eigenaren zien de velden uitgegrijsd, met een banner).

• Schrijfrechten per rol — de rollen heten hier Eigenaar, Beheerder en Lid (zie het kader hieronder over deze naamgeving). De eigenaar heeft altijd volledige toegang; voor Beheerder en Lid kies je per rol Volledig, Alleen-lezen, of Aangepast (los aan/uit voor het blokkeren van aanmaken, wijzigen en verwijderen).
• Uitzonderingen per gebruiker — wijkt iemands rechten af van de standaard voor zijn rol, dan zet je dat hier apart (Rol-standaard, Volledig, of Alleen-lezen).
• Daglimiet schrijfacties — een schuifregelaar met negen vaste standen: 50, 100, 250, 500, 1000, 2500, 5000, 10.000, of onbeperkt, per gebruiker per dag, automatisch gereset om middernacht (Nederlandse tijd). Een balk toont hoeveel er vandaag al gebruikt is.

Onderaan de pagina staat een alleen-lezen regel over wie nieuwe administraties mag koppelen (bijvoorbeeld “Een administratie koppelen mag ieder lid van je organisatie.”), met een link “Wijzig dit bij Administraties” naar hoofdstuk 5 — de instelling zelf wijzig je daar, niet hier.

Facturen

Menupad: Beheer → Facturen (indien facturatie via het beheerpaneel voor je organisatie is ingericht)

Een overzicht van je facturen: nummer, datum, omschrijving, bedrag en status (betaald/open), elk met een knop om de factuur als PDF te openen. Iedereen kan de lijst bekijken; een factuur daadwerkelijk downloaden kan alleen de eigenaar.

8. Dashboards

Menupad: Dashboards → Dashboards ontdekken

Let op: dit is geen module die op onze server draait, maar een verzameling Claude Skills: kant-en-klare “vaardigheden” die je zelf downloadt en in je eigen Claude zet. Eenmaal geïnstalleerd bouwt Claude, via je koppeling, een kant-en-klaar overzicht op basis van je eigen boekhouddata, dat je telkens opnieuw kunt laten verversen. Deze pagina zelf is een catalogus: iedereen in je organisatie mag hem bekijken, er is geen activeerknop of eigenaar-restrictie.

Zo gebruik je een dashboard

• Download de skill bij het dashboard dat je wilt, op deze pagina.
• Zet hem in Claude — upload het bestand bij je skills in de instellingen van Claude.
• Vraag om je dashboard — in een gesprek waarin je koppeling aan staat, bijvoorbeeld “Doe de maandafsluiting voor augustus”.

Bij elk dashboard vind je ook een link naar een volledige demo met vaste, fictieve cijfers, zodat je van tevoren ziet wat je krijgt, en een korte lijst “Wat je nodig hebt” die per punt aangeeft of je eraan voldoet, of wat er nog moet gebeuren.

De zes dashboards

Wat je ervoor nodig hebt

De precieze eisen verschillen licht per dashboard (zie de tabel hierboven en de lijst “Wat je nodig hebt” bij elk dashboard zelf), maar in grote lijnen:

• een Analytics-abonnement (hoofdstuk 4) — zonder Analytics kan Claude de cijfers voor een dashboard niet ophalen; tijdens de proefperiode is dit gewoon inbegrepen;
• voor sommige dashboards een specifieke module die aan moet staan, omdat het dashboard daar gegevens in bewaart (bijvoorbeeld de module Eigen database, zie hoofdstuk 12);
• een betaald Claude-abonnement — het dashboard draait immers in Claude zelf, niet bij ons.

9. Module: Inkoopfacturen

Wat doet deze module

Met de module Inkoopfacturen hoef je nooit meer zelf een inkoopfactuur over te typen. Je leveranciers sturen hun facturen naar een vast, uniek mailadres van je administratie, of je zet ze in een gekoppelde map in Dropbox, OneDrive, Google Drive of SharePoint/Teams. Zodra een factuur binnenkomt, leest je AI-assistent hem automatisch uit: leverancier, bedragen, btw, factuurdatum en de juiste grootboekrekening. Daarna wordt de factuur gecontroleerd, op rekenfouten, dubbele facturen, een kloppend IBAN en de juiste btw-behandeling, en volgens de regels die je zelf hebt ingesteld afgehandeld: automatisch geboekt, ter goedkeuring voorgelegd, of klaargezet zodat je hem met één klik controleert en boekt. Alles komt direct in je Exact Online-administratie terecht.

Activeren

Menupad: Modules → Modules ontdekken → Inkoopfacturen → Activeer

In het activatiescherm kies je de administratie waarvoor je inkoop wilt inschakelen. Heb je meerdere administraties, dan kun je de module voor elke administratie apart activeren.

Wat kost het? € 12 per maand, inclusief 50 verwerkte facturen. Boven de 50 facturen betaal je € 0,40 per extra factuur. Maandelijks opzegbaar. De module werkt op dit moment alleen met Exact Online.

Gratis uitproberen. Bij activering start automatisch een proefperiode van 30 dagen, met een maximum van 100 facturen. Je kunt deze module-proefperiode al starten terwijl je organisatie zelf nog in haar eigen proefperiode zit (hoofdstuk 4) — er is geen apart betaald abonnement nodig om Inkoopfacturen uit te proberen.

Zodra de administratie actief is, krijg je direct een eigen inkoop-mailadres te zien. Geef dat adres door aan je leveranciers.

Het submenu van de module

Eenmaal geactiveerd verschijnt Inkoopfacturen als eigen item in de menugroep Modules, met drie subpagina's:

Het controlecentrum

Het controlecentrum bestaat uit zes onderdelen, bovenaan als tabblad te kiezen:

• Beheer — je werklijst. Bovenaan filter je met één klik op status: Alle, Klaar voor goedkeuring, Klaar om te boeken, Actie nodig, Leverancier onbekend, Mislukt, In behandeling. Klik je een factuur aan, dan zie je een voorbeeld van de PDF, de voorgestelde boekingsregels, de uitkomst van alle controles, en knoppen om goed te keuren, af te wijzen of aan te passen. Je kunt de voorgestelde boekingsregels hier ook zelf aanvullen of inkorten: een regel toevoegen (bijvoorbeeld een betaalkorting) of een regel verwijderen. Wijkt het totaal van je boekingsregels meer dan één cent af van de bedragen op de factuur zelf, dan vraagt het beheerpaneel eerst een expliciete bevestiging voordat je toch kunt boeken.
• Overzicht — het dashboard: hoeveel procent van de facturen deze maand volledig automatisch is verwerkt, wat er klaarstaat om te boeken, wat wacht op goedkeuring, een ouderdomsanalyse van openstaande facturen, en de leveranciers met de meeste facturen deze maand.
• Inbox — een overzicht van de inkoop-mailbox, met de meest recente facturen en hun status. Je kunt hier ook zelf een factuur uploaden voor facturen die niet via mail binnenkomen.
• Activiteit — een logboek van alles wat er met je facturen is gebeurd, met zoek- en filtermogelijkheden en een export als auditbestand voor je boekhouder of accountant.
• Archief — een doorzoekbare geschiedenis van afgehandelde facturen.
• Slimmer maken — laat zien hoeveel van je facturen zonder handmatige correctie zijn verwerkt, en doet op basis daarvan voorstellen voor nieuwe regels, die je met één klik overneemt of afwijst.

Inkoop-workflow: regels instellen

Hier stel je in hoe facturen automatisch worden afgehandeld, volgens een eenvoudig “Wanneer → Dan”-principe.

Wanneer geldt de regel? Voor een specifieke leverancier, bij een kant-en-klare situatie (terugkerende factuur, eerste factuur van een nieuwe leverancier, creditnota, vreemde valuta, een groot bedrag, of eten en drinken), op basis van factuurkenmerken (bedrag, land, valuta, risico-score, en meer), of voor alle facturen.

Wat moet er dan gebeuren? Je kiest één of meer acties: de boeking in gewone taal beschrijven (de AI-assistent zet dat om in een concrete, bevestigbare regel), sturen ter goedkeuring, blokkeren met een waarschuwing, automatisch boeken, een interne notitie toevoegen, of een correctievraag naar de leverancier sturen.

Bestaande regels staan overzichtelijk onder elkaar en zijn direct aan te klikken om aan te passen; onder elke regel zie je meteen op hoeveel facturen hij al is toegepast.

Inkoop-workflow: het Boeken-paneel

Op dezelfde pagina Inkoop-workflow vind je ook het Boeken-paneel: hier bepaal je hoe er geboekt wordt (als voorstel dat je zelf goedkeurt, of automatisch), het inkoopdagboek, een standaard grootboekrekening voor als er geen duidelijke code gevonden is, een grootboekrekening en artikel voor transportkosten, een magazijn, en het factuurtype. Eén Opslaan-knop bewaart het geheel.

Koppeling met Exact: basisinstellingen

Deze pagina is nu beperkt tot de inkoop-mailbox (het adres waarop leveranciers facturen sturen) en optioneel een gekoppelde cloudmap als extra manier om facturen aan te leveren; met een link naar het Boeken-paneel hierboven voor de boekingsinstellingen. In de organisatiebrede weergave stel je hier ook de standaard-goedkeurder en de standaardadministratie in.

Een rekencontrole, een controle op de factuurdatum, een IBAN-controle, een controle op dubbele facturen, en een controle op de btw-code, inclusief automatische herkenning van verlegde btw bij facturen uit het buitenland, lopen standaard mee bij elke factuur; je hoeft daar niets voor aan te zetten.

De module uitzetten

Wil je stoppen met Inkoopfacturen, dan doe je dat via de knop Module deactiveren. De module gaat uit voor je hele organisatie, niet alleen voor de administratie waar je op dat moment naar kijkt. Je instellingen en al je verwerkte facturen blijven bewaard. Facturen die al in Exact Online zijn geboekt, blijven gewoon staan: er wordt niets teruggedraaid en er komt geen creditnota. De maandelijkse kosten stoppen per de eerstvolgende factuurperiode.

10. Module: KVK en btw-verificatie

Wat doet deze module

Met deze module kan je AI-assistent bedrijfsgegevens opzoeken zonder dat je je administratie hoeft te verlaten:

• Bedrijf zoeken op naam, KVK-nummer, plaats of adres.
• Een EU-btw-nummer verifiëren bij de belastingdienst van het betreffende land, met een verificatienummer als bewijsstuk.
• Een volledig bedrijfsprofiel opvragen bij een KVK-nummer.

Activeren

Menupad: Modules → KVK en BTW-verificatie

Deze module heet in de zijbalk “KVK en BTW-verificatie”; intern (en in de URL) heet hij nog “companydata”. Hij is bijzonder ten opzichte van de andere modules: hij staat standaard aan voor elke klant, ongeacht of je met Exact Online, Twinfield of AFAS werkt. Er is geen knop nodig om hem te activeren en geen proefperiode, want de module kost in de basis niets.

• Kosten: gratis, met een royaal maandelijks tegoed: 50 KVK-zoekopdrachten, 100 btw-nummerverificaties en 25 KVK-profielen per maand.
• Meer nodig? Een betaalde uitbreiding voor € 10 per maand verhoogt je tegoed naar 1000 KVK-zoekopdrachten, 1000 btw-verificaties en 100 KVK-profielen per maand. Op elk moment weer uit te zetten.

Wat je ziet en doet op de modulepagina

Een statusbalk, een tegoedstrook met drie tellers, een uitleg per functie, een veld om je eigen btw-nummer in te stellen (nodig voor het verificatienummer), en een knop om de betaalde uitbreiding aan of uit te zetten. Deze module heeft bewust geen aparte regels-sectie.

Uitzetten

Via een deactiveerknop onderaan de modulepagina, alleen voor de eigenaar. Je ingestelde btw-nummer blijft bewaard.

11. Module: Analyse extra

Wat doet deze module

Analyse extra is geen los stel functies, maar een reserve analyses en opslag bovenop het maandelijkse tegoed dat elke gebruiker al heeft bij een Analytics-abonnement. Zodra iemands eigen maandtegoed op is, put de AI-assistent automatisch uit deze gezamenlijke reserve, voor je hele organisatie.

Activeren en de drie maten

Menupad: Modules → Modules ontdekken → Analyse extra → Activeer

Bij activeren kies je één van drie maten, die je later altijd weer kunt wijzigen:

Kies je een grotere maat, dan gaat die meteen in. Kies je een kleinere maat (of zet je de module uit), dan geldt dat pas vanaf de eerste van de volgende maand — de reserve van de lopende maand blijft op het hogere niveau staan.

Wat je ziet op de modulepagina

Een statusbalk, een tegoedstrook met de resterende analyses en opslagruimte uit de reserve deze maand, sinds wanneer de module actief is en voor welk bedrag, het formulier om van maat te wisselen (alleen de eigenaar), en — voor de eigenaar en beheerders — een overzicht van het verbruik per gebruiker deze maand; een gewoon lid ziet alleen zijn eigen aandeel. Ook deze module heeft geen aparte regels-sectie: er valt niets te automatiseren aan een reserve.

Uitzetten

Via een deactiveerknop onderaan de modulepagina, alleen voor de eigenaar. De reserve blijft bruikbaar tot het einde van de lopende maand; de maandelijkse kosten stoppen per de eerstvolgende factuurperiode, zonder creditering over de lopende periode.

12. Module: Eigen database (binnenkort beschikbaar)

Wat de module gaat doen

Eigen database wordt een eigen, eenvoudige database naast je administratie, voor alles wat je bijhoudt en wat niet in je boekhouding past: tellingen, statussen, afspraken, of een lijst die alleen bij jou bestaat. Je AI-assistent — vaak via een dashboard (zie hoofdstuk 8) — vult hem en leest hem uit. Wat je invult blijft staan, ook als je een dashboard opnieuw laat maken, en je collega's werken in dezelfde gegevens. Een regel kan aan een klant, leverancier, artikel of project uit je administratie hangen, of nergens aan.

Zodra de module beschikbaar is, krijgt hij een eigen modulepagina met een lijst van “verzamelingen” (bijvoorbeeld per dashboard), met per verzameling het aantal rijen. Een gewoon lid ziet alleen de aantallen; de eigenaar en beheerders kunnen de inhoud ook downloaden als CSV-bestand.

Verwachte voorwaarden

• Beschikbaar voor Exact Online, Twinfield en AFAS.
• Gratis tot een ruime grens per organisatie, die meegroeit met het aantal administraties.

13. Account: instellingen

Menupad: Account → Instellingen

Deze pagina bevat je persoonlijke voorkeuren (niet organisatiebreed, en niet eigenaar-only) plus stapsgewijze koppelinstructies. Ze verschijnen alleen als losse sectie als ze van toepassing zijn; hieronder de volledige lijst:

• Taal — een keuzelijst Nederlands/Deutsch/English met een knop Opslaan; dit is je persoonlijke weergavetaal van het beheerpaneel.
• AI-koppeling instellen — stapsgewijze uitleg met tabbladen Claude en ChatGPT. Bij Claude: (1) open je product in Claude via de connector-directory, (2) klik op Connect, (3) rond de koppeling af in het venster dat opent. Bij ChatGPT: (1) open ChatGPT en ga naar Instellingen → Connectors, (2) zet Developer mode aan (onder Advanced settings), (3) klik Create en vul een naam en het server-adres in (hetzelfde adres als op de pagina Verbinding, hoofdstuk 3), (4) klik nogmaals Create, log in en bevestig de koppeling.