Module Inkoopfacturen

Wat doet deze module

Met de module Inkoopfacturen hoef je nooit meer zelf een inkoopfactuur over te typen. Je leveranciers sturen hun facturen naar een vast, uniek mailadres van je administratie, of je zet ze in een gekoppelde map in Dropbox, OneDrive, Google Drive of SharePoint/Teams. Zodra een factuur binnenkomt, leest je AI-assistent hem automatisch uit: leverancier, bedragen, btw, factuurdatum en de juiste grootboekrekening. Daarna wordt de factuur gecontroleerd, op rekenfouten, dubbele facturen, een kloppend IBAN en de juiste btw-behandeling, en volgens de regels die je zelf hebt ingesteld afgehandeld: automatisch geboekt, ter goedkeuring voorgelegd, of klaargezet zodat je hem met één klik controleert en boekt. Alles komt direct in je Exact Online-administratie terecht.

Activeren

Menupad: Modules / Modules ontdekken / Inkoopfacturen / Activeer

In het activatiescherm kies je de administratie waarvoor je inkoop wilt inschakelen. Heb je meerdere administraties, dan kun je de module voor elke administratie apart activeren.

Wat kost het? € 12 per maand, inclusief 50 verwerkte facturen. Boven de 50 facturen betaal je € 0,40 per extra factuur. Maandelijks opzegbaar. De module werkt op dit moment alleen met Exact Online.

Gratis uitproberen. Bij activering start automatisch een proefperiode van 30 dagen, met een maximum van 100 facturen. Je kunt deze module-proefperiode al starten terwijl je organisatie zelf nog in haar eigen proefperiode zit (zie Je abonnement), er is geen apart betaald abonnement nodig om Inkoopfacturen uit te proberen.

Zodra de administratie actief is, krijg je direct een eigen inkoop-mailadres te zien. Geef dat adres door aan je leveranciers.

Het submenu van de module

Eenmaal geactiveerd verschijnt Inkoopfacturen als eigen item in de menugroep Modules, met drie subpagina's:

Het controlecentrum

Het controlecentrum bestaat uit zes onderdelen, bovenaan als tabblad te kiezen:

• Beheer: je werklijst. Bovenaan filter je met één klik op status: Alle, Klaar voor goedkeuring, Klaar om te boeken, Actie nodig, Leverancier onbekend, Mislukt, In behandeling. Klik je een factuur aan, dan zie je een voorbeeld van de PDF, de voorgestelde boekingsregels, de uitkomst van alle controles, en knoppen om goed te keuren, af te wijzen of aan te passen. Je kunt de voorgestelde boekingsregels hier ook zelf aanvullen of inkorten: een regel toevoegen (bijvoorbeeld een betaalkorting) of een regel verwijderen. Wijkt het totaal van je boekingsregels meer dan één cent af van de bedragen op de factuur zelf, dan vraagt het beheerpaneel eerst een expliciete bevestiging voordat je toch kunt boeken.
• Overzicht: het dashboard: hoeveel procent van de facturen deze maand volledig automatisch is verwerkt, wat er klaarstaat om te boeken, wat wacht op goedkeuring, een ouderdomsanalyse van openstaande facturen, en de leveranciers met de meeste facturen deze maand.
• Inbox: een overzicht van de inkoop-mailbox, met de meest recente facturen en hun status. Je kunt hier ook zelf een factuur uploaden voor facturen die niet via mail binnenkomen.
• Activiteit: een logboek van alles wat er met je facturen is gebeurd, met zoek- en filtermogelijkheden en een export als auditbestand voor je boekhouder of accountant.
• Archief: een doorzoekbare geschiedenis van afgehandelde facturen.
• Slimmer maken: laat zien hoeveel van je facturen zonder handmatige correctie zijn verwerkt, en doet op basis daarvan voorstellen voor nieuwe regels, die je met één klik overneemt of afwijst.

Inkoop-workflow: regels instellen

Hier stel je in hoe facturen automatisch worden afgehandeld, volgens een eenvoudig “Wanneer → Dan”-principe.

Wanneer geldt de regel? Voor een specifieke leverancier, bij een kant-en-klare situatie (terugkerende factuur, eerste factuur van een nieuwe leverancier, creditnota, vreemde valuta, een groot bedrag, of eten en drinken), op basis van factuurkenmerken (bedrag, land, valuta, risico-score, en meer), of voor alle facturen.

Wat moet er dan gebeuren? Je kiest één of meer acties: de boeking in gewone taal beschrijven (de AI-assistent zet dat om in een concrete, bevestigbare regel), sturen ter goedkeuring, blokkeren met een waarschuwing, automatisch boeken, een interne notitie toevoegen, of een correctievraag naar de leverancier sturen.

Bestaande regels staan overzichtelijk onder elkaar en zijn direct aan te klikken om aan te passen; onder elke regel zie je meteen op hoeveel facturen hij al is toegepast.

Inkoop-workflow: het Boeken-paneel

Op dezelfde pagina Inkoop-workflow vind je ook het Boeken-paneel: hier bepaal je hoe er geboekt wordt (als voorstel dat je zelf goedkeurt, of automatisch), het inkoopdagboek, een standaard grootboekrekening voor als er geen duidelijke code gevonden is, een grootboekrekening en artikel voor transportkosten, een magazijn, en het factuurtype. Eén Opslaan-knop bewaart het geheel.

Koppeling met Exact: basisinstellingen

Deze pagina is nu beperkt tot de inkoop-mailbox (het adres waarop leveranciers facturen sturen) en optioneel een gekoppelde cloudmap als extra manier om facturen aan te leveren; met een link naar het Boeken-paneel hierboven voor de boekingsinstellingen. In de organisatiebrede weergave stel je hier ook de standaard-goedkeurder en de standaardadministratie in.

Een rekencontrole, een controle op de factuurdatum, een IBAN-controle, een controle op dubbele facturen, en een controle op de btw-code, inclusief automatische herkenning van verlegde btw bij facturen uit het buitenland, lopen standaard mee bij elke factuur; je hoeft daar niets voor aan te zetten.

De module uitzetten

Wil je stoppen met Inkoopfacturen, dan doe je dat via de knop Module deactiveren. De module gaat uit voor je hele organisatie, niet alleen voor de administratie waar je op dat moment naar kijkt. Je instellingen en al je verwerkte facturen blijven bewaard. Facturen die al in Exact Online zijn geboekt, blijven gewoon staan: er wordt niets teruggedraaid en er komt geen creditnota. De maandelijkse kosten stoppen per de eerstvolgende factuurperiode.