Organisatie en gebruikers beheren

Deze twee pagina's worden vaak door elkaar gehaald, maar doen iets anders: Organisatie bevat je bedrijfs- en factuurgegevens; Gebruikers is waar je collega's uitnodigt en beheert.

Organisatie

Menupad: Beheer / Organisatie

Hier vind je, alleen-lezen voor iedereen: je organisatienaam, huidig abonnement en aanmaakdatum. Voor de eigenaar zijn daarnaast twee onderdelen te bewerken:

• Factuurgegevens: bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mail, telefoon, btw-nummer, straat, postcode, plaats en land. Andere leden zien alleen de al ingevulde velden, als alleen-lezen tekst.
• Incassogegevens: IBAN en tenaamstelling, alleen zichtbaar voor de eigenaar. Dit blok staat er alleen als je bedrijf binnen de EU is geregistreerd (zie ook Je abonnement); ligt je land buiten de EU, dan betaal je op rekening/factuur en ontbreekt dit blok.

Werkt je organisatie samen met een iWeb-partner, dan zie je hier eventueel ook een blok waarmee je je kunt afmelden voor vermelding bij die partner.

Gebruikers

Menupad: Beheer / Gebruikers

Bovenaan staat: “Beheer de gebruikers van je organisatie. Uitgenodigde collega's krijgen automatisch toegang tot het [jouw niveau]-abonnement.” Als eigenaar zie je daaronder een tabel Gebruikers (naam, rol, toegang, lid sinds, en knoppen om van rol te wisselen of te verwijderen); bij een betaald abonnement staat erboven een regel met de resulterende kosten, in de vorm “3 x Essentials (€29,00) plus 1 x Analytics (€49,00) is €136,00 per maand aan gebruikers” (voorbeeldcijfers, de actuele bedragen staan op je eigen pagina). Daaronder volgt een tabel Openstaande uitnodigingen (e-mail, rol, status, vervaldatum, met een intrekken-knop) en het uitnodigingsformulier.

Iemand uitnodigen

Vul het e-mailadres van je collega in, kies de gewenste rol (Gebruiker, voorgeselecteerd, of Beheerder) en klik op Uitnodigen. Je collega ontvangt een e-mail met een uitnodigingslink. Die opent een pagina “Je bent uitgenodigd!”, met de naam van wie uitnodigde en je organisatienaam, en twee manieren om te accepteren: inloggen met hetzelfde soort account als de organisatie gebruikt (“Accepteer via [Exact Online/Twinfield]”, bij AFAS niet beschikbaar), of “Accepteer met je e-mail”, waarna een beveiligde inloglink volgt zonder wachtwoord.

Een uitnodiging staat een beperkte tijd open; is de tijd verstreken, dan toont de lijst “Verlopen” in plaats van “Openstaand” en kun je een nieuwe sturen. Openstaande uitnodigingen kunnen in dezelfde lijst worden ingetrokken voordat ze geaccepteerd zijn.

Rol en toegang wijzigen

Bij ieder lid, behalve jezelf als eigenaar, staat een knop die direct van rol wisselt: “Maak beheerder” (als het lid nu Gebruiker is) of “Maak gebruiker” (als het lid nu Beheerder is).

Tijdens de proefperiode staat in de kolom Toegang voor iedereen simpelweg “Alles (proefperiode)”. Bij een betaald abonnement toont deze kolom in plaats daarvan een keuzelijst Essentials/Analytics (bij Essentials alleen die ene optie), die direct opslaat zodra je een andere waarde kiest, zonder aparte opslaan-knop. Dat is handig als niet iedereen in het team de uitgebreide analyses nodig heeft: zo kun je bewust een deel van het team op het voordeligere niveau zetten. Dit heeft direct invloed op de factuur (zie Je abonnement).

Iemand verwijderen

Via de knop Verwijderen naast het betreffende lid (met een bevestigingsvraag vooraf). Na bevestiging verliest die persoon direct de toegang tot de organisatie en daarmee tot de koppeling met het boekhoudpakket. Jezelf als eigenaar kun je niet via deze weg verwijderen.