Het niet (meer) importeren van orders of facturen uit uw uw webwinkel of marketplace naar uw administratie kan verschillende oorzaken hebben, onderstaand vindt u de meest voorkomende redenen waarom deze missen en hoe deze kunnen worden verholpen:
1) Heeft u uw koppeling recent geïnstalleerd?
2) Is de URL of API-sleutel van uw webwinkel gewijzigd?
3) Beschikt de order over de juiste status?
4) Zijn er BTW-codes en/of grootboekrekeningen aangepast?
5) Zijn er facturen of orders in uw administratie aanwezig met dezelfde referentie?
6) Beschikt de order over een aflever- of factuur-land?
7) (Facturen of Handel koppeling) Zijn er artikelcodes in uw administratie aangepast?
8) (Handel koppeling) zijn alle artikelen aan het magazijn gekoppeld?
Heeft u uw koppeling recent geïnstalleerd?
In dit geval is het mogelijk dat de koppeling nog druk bezig is met de import van artikelen uit uw webwinkel of marketplace naar uw administratie. Nadat deze artikel-import is voltooid, worden orders die vanaf het moment van installatie zijn geplaatst alsnog geïmporteerd in uw administratie.
Mocht u ook orders die zijn geplaatst voor de installatiedatum wensen te importeren, neem dan contact met ons op.
Is de URL of API-sleutel van uw webwinkel of marketplace gewijzigd?
Let op: Enkel voor Bol.com, WooCommerce, Prestashop, ShopWare en Magento
Wanneer de URL van uw webwinkel is aangepast, bijvoorbeeld van http://www.webwinkel.nl naar https://www.webwinkel.nl (of een totaal nieuwe domeinnaam) dient u deze wijziging door te geven via het controlepaneel.
Ook wanneer de API-sleutel van uw webshop of Bol.com seller account is aangepast kunt u deze wijziging via het het controlepaneel doorgeven.
- Kies de koppeling die u wenst aan te passen en klik het Informatie-icoon (
) om de koppeling te openen.
- Onder de tab 'Instellingen' kunt u de URL en API-sleutel van uw webwinkel aanpassen.
Nadat de aanpassing is doorgevoerd zal de koppeling de synchronisatie hervatten.
Beschikt de order over de juiste status?
Tijdens de installatie heeft u opgegeven vanaf welke status een order of factuur mag worden doorgestuurd naar uw boekhouding, deze kunt u ook terugvinden in uw controlepaneel. Onderstaand een overzicht van de mogelijke opties per platform:
- WooCommerce: Pending, Processing of Completed, afhankelijk van uw configuratie.
- Magento: Pending, Processing of Completed, afhankelijk uw configuratie.
- Prestashop: Payment accepted, Processing, Shipped of Delivered, afhankelijk van uw configuratie.
- CCV Shop: Betaalde of niet betaalde orders, afhankelijk van uw configuratie.
- Shopify: Betaalde of niet betaalde orders, afhankelijk van uw configuratie.
- Lightspeed: Betaalde of niet betaalde orders, afhankelijk van uw configuratie.
- Bol.com: Alle openstaande, betaalde orders.
- Amazon: Alle openstaande, betaalde orders.
Mocht u af willen wijken van de bovenstaande opties? Neem dan contact met ons op.
Zijn er BTW-codes en/of grootboekrekeningen aangepast?
Wanneer BTW-codes of grootboekrekening-codes zijn gewijzigd in de administratie, moeten deze wijzigingen ook worden doorgevoerd in de configuratie van de koppeling om orders goed te kunnen importeren in de boekhouding.
Zie de volgende gerelateerde artikelen om deze aan te passen in de koppeling:
- Hoe pas ik mijn BTW-codes aan?
- Hoe pas ik mijn grootboekrekeningen aan?
Zijn er facturen of orders in uw administratie aanwezig met dezelfde referentie?
Om dubbele imports van orders te voorkomen controleert de koppeling op basis van het "Uw referentie"-veld of het te importeren ordernummer reeds aanwezig is in uw administratie. Zo ja, dan wordt de order import overgeslagen.
Heeft u meerdere webshops met eenzelfde nummering of wenst u deze controle te deactiveren? Neem dan contact met ons op.
Beschikt de order over een aflever- of factuur-land?
Voor de juiste werking van de order-import is de aanwezigheid van een aflever- en/of factuur-land op de webshop-order verplicht voor de bepaling van de te gebruiken BTW-code. Mocht het land ontbreken kan de order niet worden geïmporteerd.
(Facturen of Handel koppeling) Zijn de bestelde artikelen 'Actief' in uw administratie?
Wanneer artikelen in uw administratie over een einddatum beschikken die later is dan de order-datum kan de order niet worden geïmporteerd, hierom is het belangrijk te controleren of alle artikelen (inclusief het eventuele verzendkosten-artikel) beschikken over:
- Een startdatum in het verleden.
- Een lege of toekomstige einddatum.
(Handel koppeling) zijn alle artikelen aan het magazijn gekoppeld?
Om een verkooporder aan te maken moeten alle artikelen (ook het verzendkosten-artikel wanneer deze als voorraad-artikel is gemarkeerd) aan uw magazijn zijn gekoppeld, mocht dit niet het geval zijn kan de verkooporder niet worden aangemaakt.
Indien u over meerdere magazijnen beschikt kunt u via uw controlepaneel ook de magazijn-module activeren om aan te geven uit welk magazijn u voorraad wenst te importeren / orders in wenst te importeren.