In het kort
- Op deze pagina zie je welke administraties gekoppeld zijn en welke koppelverzoeken openstaan.
- Elke administratie boven de eerste kost extra, met staffelkorting.
- De eigenaar bepaalt of ieder lid mag koppelen of alleen na goedkeuring.
Menupad: Beheer / Administraties
Een administratie is de specifieke boekhouding die je koppelt aan je organisatie: één Exact Online-administratie, één AFAS-omgeving, of één Twinfield-kantoor. Het daadwerkelijk koppelen doe je op de pagina Verbinding (zie Dashboard); deze pagina is het overzicht en de governance eromheen: welke administraties meetellen, openstaande koppelverzoeken, en wie mag koppelen.
Je vindt hier een tabel met actieve administraties (code, naam, status, en een ontkoppel-knop), eventueel een blok met openstaande koppelverzoeken van collega's (met goed-/afkeur-knoppen), en, alleen zichtbaar voor de eigenaar, een schakelaar om het koppelen te beperken (zie hieronder). Onderaan staat, indien van toepassing, een tabel met inactieve administraties.
Ontkoppelen
Ontkoppelen kan alleen door de eigenaar, met een knop bij de betreffende administratie. Het beheerpaneel waarschuwt hierbij vooraf: “bij het ontkoppelen van een administratie blijft je abonnement doorlopen tot het einde van de huidige periode”. Je AI-assistent kan die administratie na het ontkoppelen niet meer raadplegen totdat je hem opnieuw koppelt.
Wat gekoppeld zijn betekent voor je factuur
Elke gekoppelde administratie telt mee voor de facturatie. Je abonnement omvat standaard één administratie; elke administratie daarboven brengt extra kosten met zich mee, met een staffelkorting: hoe meer administraties je koppelt, hoe lager de meerprijs per extra administratie wordt. Loskoppelen van een administratie verlaagt dat aantal, en dus de rekening, pas aan het einde van de huidige factureringsperiode.
Wie mag een administratie koppelen (de koppelrem)
Onder “Nieuwe administraties koppelen” kiest de eigenaar tussen twee opties, met precies deze bewoording op de pagina:
- “Ieder lid van je organisatie”: de administratie wordt direct gekoppeld en staat vanaf die dag op je factuur; er hoeft niemand goed te keuren.
- “Alleen de eigenaar en beheerders”: andere leden kunnen de administratie pas gebruiken nadat de eigenaar of een beheerder het verzoek heeft goedgekeurd; je krijgt daar een e-mail van en ziet het bovenaan deze pagina.
Alleen de eigenaar mag deze schakelaar zelf omzetten; over een los koppelverzoek beslissen mag zowel de eigenaar als een beheerder. Een gewoon lid ziet in het verzoekenblok alleen zijn eigen verzoek, niet dat van collega's. Deze instelling staat ook, als alleen-lezen regel met een link hierheen, op de pagina Veiligheid (zie Veiligheid).